高校档案管理的创新思维浅谈

刘晓瑛

【摘要】随着计算机网络技术的发展，信息化技术在各种档案管理中得到了广泛的应用，这为高校的档案管理工作带来了巨大的改革和创新。信息化技术的引入，不但使档案管理节约了人力和物力资源，还使得档案信息的收集更加全面，保存更加完善，这为高校档案管理的工作提供了极大的便利。文中针对高校档案管理工作的现状进行分析，详细论述引入了信息化技术的高校档案管理工作的创新思路。

【关键词】档案信息;档案管理;创新思维

一、引言

随着时代的发展，高校的生源越来越多，这使得高校档案管理工作越来越重要。高校的档案管理通过文字、图像等形式将学生在校期间的各种表现记录在档，真实地反映了学校的管理力度和发展趋势。信息化的应用使得高校的档案管理工作得到十分重大的改革，因此高校的档案管理应及时更新管理理念，组建更加专业的管理人才，为高校管理提供质量更高的服务。

二、高校档案管理工作的现状分析

1、档案管理理念有待更新

现如今，各个高校管理者对高校的档案管理工作依然不够重视，使得高校的档案管理理念相对于高校其他方面的管理较为滞后。许多高校的档案管理工作依然沿袭传统的管理方式，并没有将档案管理工作的重要作用充分的发挥出来。高校的档案管理中作依然存在的很大的上升空间，一些高校还采用手工操作管理的传统管理方式，这使得档案管理工作效率不高，更加不便于保存和查阅。

2、档案管理归档缺乏规范性

由于信息化技术的普及，档案管理工作中的档案归档工作也借助于计算技术得到了良好的运行。尤其是高校的管理工作中，计算机技术的应用十分广泛，使得信息的收集和管理十分便捷，许多文件的收发都由网络平台来完成。然而由于管理工作中缺乏一个较为规范性的管理体系，使得电子文件归档管理没有充分发挥出它的重要作用，许多资料的查阅和检索依然依靠人工来完成，导致档案的归档工作难度较大[1]。大多数的电子文件没有及时的形成规范的档案，造成资源没有系统化的处理。由于电子文档的收发较为便捷，电子文档的来源比较广泛，收集容易但是归档的却十分困难。

3、信息化技术的应用较为局限

在高校的档案管理工作中，许多先进的信息化技术的应用较为局限，使得高校档案管理工作的信息化程度较低。造成这种现象的原因主要表现在三个方面：（1）高校档案管理系统不够完善，人工录入和检索依然是档案管理工作的主要方式;（2）网络管理平台的建立不系统，由于信息化技术的应用不够充分，使得档案信息共享不够充分，许多资源不能及时共享，极大的浪费了信息资源;（3）管理模式较为滞后，大多数高校的档案管理工作都采用的是“双轨制”，这不但造成了管理工作的工作量大，还限制了档案管理系统的发展和应用。因此，只有改革管理理念和管理模式，创建更加完善的管理体系才能将信息化技术真正运用到高校的档案管理工作中。

4、档案管理人才的缺失

由于信息化技术的飞速发展，高校档案管理工作要想实现管理模式的改革，管理技术的创新，就要积极引进与之相适应的专业管理人才。一些高校的档案管理人员在科技化技术方面的能力不足，使得信息化技术在高校档案管理工作中的应用受到了一定的限制。尤其是一些档案管理制度正处在改革期，人员调动较为频繁，这对档案管理工作造成了极大的影响。

三、高校档案管理工作的创新策略

1、更新档案管理理念

信息化技术的发展和应用使得档案管理模式发生了转变，高校的档案管理理念也应随之而转变以应对新形势的要求。首先要树立以人为本的思想，用创新的管理理念来促进管理模式的创新，同时不断引入新的管理思路和管理技术来发展新的档案管理手段。其次，要不断丰富档案管理内容，虽然当前绝大多数高校都拥有极大的文献资源，然而档案馆的馆藏资源依然不能完全满足查阅需求，因此高校的档案管理工作中应加强对资源和信息的搜集和整理，同时系统化的优化现有的资源和信息，以满足广大用户的需求。再次，要重组档案管理人才结构，引入和培养更加专业的档案管理人才。针对当前的信息化技术在档案管理工作中的应用，对档案管理工作人员进行有针对性的培训，提高档案管理工作人员的专业技能，并且为档案管理工作人员提供一个创新思路的平台，集思广益，不但使有能力的人才受到了（下转第24页）（上接第22页）重用，还能够有效地培养综合能力和创新能力更强的优秀人才。

2、创新档案管理模式

传统的档案管理主要依靠人工录入、人工归档以及人工检索。这不但给档案管理工作人员带来极大的工作负担，而且降低了档案管理工作的工作效率，使得许多资源白白浪费了。因此，在高校的档案管理工作中，应及时的普及信息化技术，利用计算机技术完成信息的采集、录入、整理、检索等工作[2]。这不但能够提高档案管理的工作效率，还能够为广大用户提供更加便捷的服务。相较于纸质的档案来说，电子化的档案更易于保存和查阅，同时，自动化的管理模式能够优化资源馆藏，协调档案管理系统与广大用户之间的关系，极大的推动了档案管理工作的创新发展。

3、建立完善的管理体系

当前的档案管理工作缺乏一个完善的管理体系，致使一些电子文档的归档没有一个统一的标准，导致许多资源的浪费。因此首先要建立一个完善的管理体系，统一文件归档标准，使得电子文档信息能够及时的得到保存便于日后调阅;其次要建立一个完整的信息共享平台，有助于各个高校之间通过网络信息平台对资源进行共享，极大的提高了信息的传递和搜集整理的效率;再次，要建立一个完善的网络管理体系，有助于具有时效性的资源信息及时的得到分析和处理;最后要注重网络安全问题，现如今的信息化技术发展十分迅速，高校的档案管理工作要对网络安全问题加强重视程度，建立一个强大的安全系统，防止信息被盗或者管理系统被网络病毒侵袭。只有这样才能在根本上保证信息技术在档案管理工作中发挥其重要作用，为档案管理工作提供创新的发展。

四、结论

总之，高校的档案管理工作在高校管理中占有十分重要的地位，加强高校档案管理工作，实现高校档案管理工作的创新发展，才能使档案管理工作发挥出重要的作用。同时，高校的档案管理工作要不断引进更加先进的科学技术，不断更新管理理念，完善管理系统，这样才能使档案管理工作为广大用户提供质量更高的服务。

【参考文献】

[1] 杨丽娟，孙海燕. 论高校档案信息资源的管理模式[J]. 济南大学学报（社会科学版），2012，01：75-79.

[2] 郭鸿雁. 加快高校档案管理信息化建设[J]. 商丘职业技术学院学报，2012，04：119-120.