中职函数的概念教案 巧用Excel函数完成中职招生数据的主动计算

摘 要：职业校园在招生过程中要进行许多的数据录入和数据剖析，信息录入和数据核算的速度决议着招生决议计划的时效性。一般选用主动挑选和人工的办法进行招生的数据剖析，该办法耗时长，致使招生决议计划滞后。在实践的探究和运用中，探究出运用Excel中的SUMPRODUCT等函数轻松完结对招生信息的快速录入及主动核算，完结招生及时决议计划、调整和下达招生指令、有用和谐把控大局。

要害词：Excel 数据有用性 主动核算 核对

在日常的作业中，经常会遇到许多的数据需求进行核算剖析。Excel具有强壮的数据处理才能，但办法不妥也是得不偿失。从前校园招生决议计划时，都是选用主动挑选加人工核算的办法进行根底的数据剖析，致使决议计划滞后。在实践运用的探究中，探究出巧用Excel函数完结招生数据的主动核算，期望此文能够开辟视角，协助咱们处理作业中遇到其他相似数据核算问题。

一、职业校园招生信息录入及核算过程中存在的问题

当今的初中结业生在网上填写自愿时存在很大的随意性，对专业的挑选也摇摆不定，导致历年网上选取的学生到校注册率不高，流动性较大。中职校园的招生作业一般在中考成果发布后、网上选取发布之前就拉开了前奏。这样就存在着几个需求和谐的问题：各专业每天现场招录了多少人？预留多少名额给网上选取的学生？火爆专业选取的及时操控和和谐好各专业选取的平衡？因而各专业的选取人数，缴费注册人数、待录人数和初步判别网录和现场录或许存在的重复等数据需求即时的核算，它们影响着招生负责人及时做出剖析决议计划、调整和下达招生指令、和谐把控大局的效果。[1]

二、巧用函数完结招生信息的快速录入和数据核算

关于有丰厚招生经历的领导来说，现场招录重生数据的及时核算是他们做出精确判别和决断决议计划的先決条件。怎么快速录入和核算剖析出一组数据呢？下面就以一张“重生报名登记表”为例，经过运用SUMPRODUCT等函数功用来处理要害数据的主动核算剖析的问题。

首先在Excel作业薄中树立三张作业表，别离为：“招重生登记表”用来录入重生信息；“数据剖析表”用来完结数据的主动核算；“运用阐明”介绍运用办法和注意事项。“招重生登记表”需求对数据进行统筹安排和束缚；在“数据剖析”表中运用Excel强壮的函数功用事前设定好函数，使其轻松完结数据的主动核算，第一时间为招生决议计划供给最精确、最有价值的数据核算信息。

1. 快速录入——“数据有用性”来协助

招生点作业人员需求将重生的招录信息录入到Excel表格中，一要速度、二要精确、三要便利数据的核算。例如：录入专业或许存在“轿车修理（高）”或“汽高”等不同的表达，这样的不断定性会导致函数核算的过错，而且录入文字也浪费时间。怎么完结快速录入又保证函数核算正确性？且看Excel“数据有用性”指令来协助。

“数据有用性”能够限制格局，录入学生信息时只需单击挑选单元格的下拉列表项即可。该指令即可标准录入，又能让函数的规划变得简练、有用，最大极限的防止过错和核算失利，而且提高了录入的速度。

在“招重生登记表”中，需求对“结业中学、性别、报读/选取专业称号、选取状况、是否注册、现场/网络选取或许存在的重复”等六个字段进行“数据有用性”的界说。以字段“选取状况”为例，它只或许存在2种状况：已录和待录。设置过程如下：

Step1：在需求录入数据的方位单击，即选定单元格；

Step2：履行“数据”菜单的“有用性”指令；

Step3：在弹出的对话框中进行设置，有用性条件“答应”设置为“序列”，“来历”下方的文本框中输入：1.已录，2.待录。

Step4：点击“断定”完结设置。

2.主动核算——SUMPRODUCT函数显身手

在招生过程中，领导最关怀的一组数据：各专业的选取人数，缴费注册人数、待录人数和初步判别网录和现场录或许存在的重复。经过检测这组数据的改变，招生负责人可及时做出剖析决议计划、调整和下达招生指令、和谐把控大局。

怎么快速核算出这一组数据呢？运用SUMPRODUCT函数功用，就能轻松搞定。

SUMPRODUCT函数它有一项十分酷的功用：多条件核算，即核算契合2个或2个以上条件的个数。例如：=Sumproduct（（A1：A50=数值1）*（B1：B50=数值2）），用来核算第1行到第50行，A列等于数值1，一同 B列等于数值2的个数。

SUMPRODUCT函数如此强壮，咱们来看看它在招生要害数据的核算上是怎么大显神通的。

（1）数据表

如上表1中的H、M、N和R列别离表明：报读专业、选取状况、否缴费注册、是否重复，这些都是SUMPRODUCT函数核算时所需的要害数据。在规划表格时，考虑到文件的实用性，规划“招重生登记表”和“数据剖析表”2个表格中，在核算表格中在预先界说好函数。[2]

（2）一招搞定函数核算

简略的原理、相同的函数轻松搞定悉数要害数据的主动核算，为招生决议计划及时的供给数据根据。以数控高级工专业为例，数据核算的函数如下（跨表运用）：

数高专业选取人数：

=SUMPRODUCT（（招重生登记表！$H$1：$H$1990="数控加工（高）"）*（招重生登记表！$M$1：$M$1990="1.已录"））

数高专业待录人数：将上公式中的"1.已录"改为"2.待录"即可

数高专业注册人数：

=SUMPRODUCT（（招重生登记表！$H$1：$H$1990="数控加工（高）"）*（招重生登记表！$N$1：$N$1990="1.是"））

目炫吗？其实原理很简略：求各列数据一同满意条件的个数。看起来杂乱，知晓原理之后就会觉得简略，设置其他专业的核算函数，只需求将上述公式中的专业称号修正一下就能够了。

3.有用核对——COUNT宗族和SUM联手巧保证

事前界说好核算函数的“招重生登记表”在实践运用初期，发现各招生点信息汇总后的数据总序号和核算表的算计人数对不上？数据核算正确性的问题产生了，该怎么及时发现和防备核算误

差呢？

从不同的视点考虑同一个问题，用不同的办法核算同一个数据，若得出相同定论，那么数据的正确性就能到有用的保证。Excel表格供给了丰厚的函数，咱们一同看看COUNT函数宗族和SUM函数怎么联手奇妙的保证招生核算成果的有用核对，协助咱们及时发现和更正核算过错。

保证一、从细处着眼核对

规划一组COUNTIF函数，用来核对SUMPRODUCT函数核算出来的数据是否有误，即从细处着眼核对。以数控高级工专业为例，用COUNTIF函数对招生登记表的H列，求出满意特定专业的单元格个数。其函数和逻辑关系表述如表2所示。

只需用两种不同函数核算出来的数据能保持一致，即：已选取人数+待录人数=核对用数据，阐明核算数据正确。

保证二、从大局把控，数据两两照应

（1）在“数据剖析表”即上图核算数据的根底上，用SUM函数直接对上方求和，即由分而总，按已选取人数、待录人数和注册人数别离核算，成果用来彼此印证。

（2）从大处着眼，削减条件束缚，保证核算正确性。最能直观反映招录状况的是M列的“选取状况”，对M列进行单一条件的核算，数据精确且具有较强的核对功用。如：函数COUNTIF（招重生登记表！M：M，"=1.已录"）、COUNTIF（招重生登记表！M：M，"=2.待录"）对M列核算已录和待录人数，只需“已录+待录=总的报名人数序号”就表明数据核算无误。

（3）抛开一切的信息搅扰，直接运用COUNT函数核算B列（序号）包括数字的个数，也就是算计报名的人数。函数为：=COUNT（招重生登记表！B：B），一同这个数应该和“招录重生登记表”中的A列总序号、上述1和2中得到的算计人数都保持一致。

多方位多视点考虑，选用不同的函数，若数据间能两两照应，彼此印证，即可保证核算的数据正确无误。假使数据之间不能彼此照应，呈现不一致状况，“保证一”所描绘的数据必定先犯错，从细处着眼，能很快发现过错的源頭。

三、定论与主张

近两年的招生都运用此核算表完结招生信息的录入和核算，跟之前传统的办法比较，作业功率明显的提高，一同处理了以往招生过程中决议计划相对滞后问题和其他困难。实践证明：办法决议功率。

巧用Excel函数完结招生数据的主动核算在实践运用中成效明显，完结招生及时决议计划、调整和下达招生指令、有用和谐把控大局。在实践的作业中，咱们会遇到许多相似的核算问题，主张三招处理主动核算。招数一：运用EXCEL中“数据有用性”指令规划数据项列表。招数二：运用SUMPRODUCT函数搞定一同满意多个条件的主动核算。招数三：选用COUNT、COUNTIF和SUM函数保证数据的有用性。

参考文献

[1]王道才.用Excel完结医疗卡信息录入校正作业[J].电脑知识与技能，2016（1）：36-39

[2]冯晓伟.一次性填充Excel中许多不相邻空格[J].电脑知识与技能，2017（1）：43-44

作者简介

郭小芳（1982年2月）、女、湖北黄冈、教师、中级、大学本科、核算机科学与技能。