高职院校办公室档案管理细则 计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的使用

赵长莉

摘 要：在当时的信息年代，计算机网络技能在各行各业的不同领域中得到了广泛的运用。高职院校档案办理作为日常办理作业的重要组成，促进其自动化、信息化、标准化展开显得含义严重，因而引进计算机网络技能的运用可以促进高职院校教學与科研作业的顺利展开。基于此，文章将针对计算机网络技能在高职院校档案办理作业中的运用打开讨论。

关键词：计算机 网络技能 高职院校 档案办理

导言

跟着社会经济水平与科技水平的不断进步，计算机网络技能也得到了高速展开，跟着在高职院校档案办理作业得到运用，也助推其向信息化、标准化方向展开。在当时我国高级教育作业的快速展开时期，很多高职院校的办学规划也不断扩张，跟着生源数量的添加，高职院校的根底设施都逐步完善，因而其档案的数量与类型也随之丰厚且复杂化，导致其档案办理作业的难度不断攀升[1]。经过计算机网络技能的运用，可以有用处理这一难题，进而助推了高职院校档案办理作业的展开。

一、当时高职院校档案办理作业存在的问题

1.办理观念不完善

当时很多高职院校的档案信息依然以纸质化为主，不只数量大，而且品种繁复，也即导致档案办理作业变得极为繁琐。许多高职院校关于档案办理作业的注重度并不高，在档案办理方面投入的人力、财力等资源适当有限，再加上极为单薄的档案办理认识，也导致档案办理人员对数量很多的档案只是进行马虎的搜集收拾，更谈不上对档案信息的使用价值进行深挖，也即导致档案资源的价值被糟蹋。即便是引进了计算机网络技能加强办理，许多办理人员的办理观念仍没有显着改动，一起也缺少完善的计算机网络办理认识，也就导致计算机网络技能在档案办理作业中的优势难以凸显。

2.档案办理手法落后

跟着现代社会的信息化水平不断进步，档案办理作业也迎来了严重应战，曩昔传统的档案办理形式与当时的信息化社会方枘圆凿，也严重影响了档案作业的向前展开，所以有必要对传统的档案办理理念与手法进行改造，力求与当时的信息化社会相接轨。当时，很多高职院校虽装备了现代化的办理设备为档案办理的作业，并推进档案办理作业的建造的信息化 ，不过档案数据信息库建造缺少的坏处在实践作业中还存在着，尤其是全文数据库、目录数据库、等很多都缺少完善，而且什物、音像等材料更是少之又少。在现代化的信息国际里，传统档案办理手法所出现的落后态势，显着无法为高职院校供给有用的效劳。

3.档案办理人员概括本质有待进步

在当时的信息年代，高职院校的档案办理作业作为一项专业特点的作业，不只对办理人员的专业知识与事务才干有必定要求，一起还需求其具有必定的信息开发才干。档案办理作业并不约束于简略的材料搜集收拾，更重要的是对档案资源的使用价值进行开发，这才是档案作业的中心地址。因而，高职院校的档案办理作业人员必定要懂得运用现代化的计算机网络技能对档案信息资源中的价值进行深度发掘，进而为高职院校的展开供给效劳。但是，高职院校档案办理人员结构存在不合理之处，学校也并没有针对性的事务才干与概括本质进步的训练方案，办理人员的水平有限而导致计算机网络技能无法充沛发挥实效，进而阻止了高职院校档案价值的发挥，难以助推高职院校的良性展开。

二、计算机网络技能在高职院校档案办理作业中的运用优势

1.完结档案分类归档

跟着计算机网络技能在高职院校档案办理作业中的运用，凭仗信息化技能的优势，极大程度上进步了档案信息的搜集与核对作业功率。此外，因为高职院校中有很多部分，每个部分发生的档案信息很多且办理混乱，而经过计算机网络技能的运用，可以打破时刻与地址的约束，凭仗网络传输优势可以实时将档案材料归总，进行会集办理。凭仗计算机网络技能的很多功用的完结，不断优化档案办理作业，不只可以节省时刻与精力，一起也促进档案信息资源的标准化办理。从档案办理室的视点来看，计算机网络技能可以及时获取档案信息资源，保证了档案的时效性与实效性。

2.完结资源共享

在高职院校的档案办理作业中，计算机网络技能的运用可以保证档案办理的高效完结，一起促进了资源共享的完结，如目录、数据库、档檀卷等，一起经过信息检索功用可以快速定位到相关档案明细，使得档案查询功率得以大幅进步，而且数据库的信息提取与存储速度也有明显进步，比以往更为科学方便[2]。此外，运用网络技能不光可以保证档案数据的快速传送，还能精确到达档案办理部分，省去了中间环节，进一步进步了高职院校的档案办理作业功率。

3.打破档案办理单一化需求

因为传统的高职院校档案办理形式遭到时刻与空间的约束，也即导致档案办理需求过于单一化，有一小部分档案信息只可以满意极个别用户的运用需求，而无法满意一切用户，极大程度上降低了高职院校档案信息的使用功率。而跟着计算机网络技能的运用，以安全保密作为根底，经过网络技能对档案信息进行办理，使得档案信息检索变得更为方便，不只不会遭到时刻和空间的约束，一起也促进了各大院校之间以及高职院校与社会之间的沟通。

三、计算机网络技能在高职院校档案办理作业中的详细运用

1.更新档案办理观念

经过计算机网络技能的有用运用，可以进步高职院校档案效劳作业的方便性与便利性，一起高职院校的档案办理作业要坚持“以使用为本”的效劳理念，经过改动传统的办理观念与形式，树立计算机网络信息化的档案办理观念，正确认识到计算机网络技能关于现代化档案办理作业的重要性，进而一起推进高职院校档案办理作业向网络化、信息化、数字化展开[3]。

2.完善档案办理机制

关于高职院校的档案办理而言，要完结信息化办理则需求充沛运用计算机网络技能，而这一切都需树立的完善的档案办理机制根底上，唯有具有完善的办理机制，才可以促进档案信息化办理的科学合理性。此外，只是拟定完善的办理机制还远远不够，还需求保证其可以得到有用履行，因而配套的监督办理制度不行缺失，而且配以针对性的鼓励办法去激起档案办理作业人员的积极性，凸显出档案信息化办理的科学合理性。可见，高职院校的档案办理作业必定要拟定完善的办理机制，以此去保证档案办理作业可以得到良性驱动，不管是档案的搜集收拾，仍是保管贮存，都需求照顾到作业的方方面面，进而有用进步高职院校的档案办理作业功率。

3.进步办理人员本质，加强档案办理效劳

将计算机网络技能运用到高职院校的档案办理作业中，要想发挥其最大功效，离不开相关作业人员的有用合作，所以高职院校档案办理人员的事务才干与技能水平进步相同十分重要，只要他们可以把握档案的信息化办理技能，而且具有杰出的效劳认识与效劳才干，才可以进一步进步高职院校的档案办理质量与水平[4]。从某种视点来看，档案办理作业质量的好坏与办理人员本质有着直接的联系，因而高职院校要想实在进步档案办理作业质量，则需求组成事务才干与概括本质较高的档案办理部队，不只要求办理人员具有根底的档案办理专业知识，一起还需把握必定的计算机网络信息化档案办理技能，可以娴熟操作计算机展开档案信息的搜集、收拾、归类与存儲等作业，一起高职院校还应强化对档案办理人员的才干培育，保证档案办理人员的才干更新与年代接轨。全体来讲，只要具有高本质的作业团队才可以完结作业的高效完结，必要训练与计算机网络技能的运用都是高职院校档案办理作业的展开必定，只要这样才干保证办理人员的才干进步，可以自若应对信息化的档案办理作业，而且不断强化其档案办理认识，清楚地认识到高职院校档案办理作业的重要性，这样才可以有用助推高职院校档案办理作业的顺利展开。

4.树立档案办理信息库

高职院校的档案办理作业无法一蹴即至，需求持之以恒的尽力累积，而跟着计算机网络技能的运用，档案办理作业也朝着信息化的方向展开，不过因为高职院校的档案信息相对较多，所以有必要树立档案办理信息库，将一切的档案信息进行收拾存储，为往后的查询使用供给更为方便的效劳。一起，档案信息库也在计算机网络技能的运用中不断进步趋于完善，在进行标准的概括收拾与分类归档之后，也进一步进步了档案信息库的提取有用性。此外，针对档案信息库还应做好针对性的保护作业，经过定时查看与及时更新，去保证档案信息的安全性，使得档案信息内容可以真实效劳于高职院校[5]。总而言之，计算机网络技能在高职院校档案办理作业中的运用收效杰出，促进了高职院校档案办理的不断完善与优化，尤其是在信息搜集、分类、处理与使用等方面，可以保证档案信息发挥其最大价值。也正是凭仗计算机网络技能的优越性，助推了高职院校档案办理向智能化、网络化方向展开，经过资源共享的完结，大大进步了高职院校档案办理作业的实效性。

结语

综上所述，跟着计算机网络技能的不断展开以及高职院校档案信息的急剧添加，在高职院校档案办理作业中运用计算机网络技能进行办理有着非常重要的现实含义。当时的高职院校档案办理作业应将要点放在完善档案信息库的建造、进步档案办理人员的办理才干与信息技能水平以及充沛使用计算机网络技能进行档案办理等方面。可见，高职院校档案办理人员的作业理念也应作出相应改造，进步效劳认识是必定，一起要保证计算机网络技能的优势得以全面发挥，促进高职院校档案办理的信息化建造，使其可以更好的为高级教育的展开供给效劳。

参考文献

[1]许志娟. 试论计算机网络技能在档案办理中的运用[J]. 湖北成人教育学院学报， 2011， 17（1）：67-69.

[2]毕大鹏. 试论在高校档案办理上钩算机网络的运用[J]. 电子技能与软件工程， 2016（15）：10-10.

[3]刘晓丽. 信息化环境下怎么进步高职院校档案办理作业[J]. 兰台表里， 2016（1）：62-62.

[4]刘萍. 计算机网络技能在高校档案办理中的有用运用[J]. 科技传达， 2015， 7（17）.

[5]刘蓓蕾. 计算机网络技能在高校档案办理中的运用研究[J]. 新学校旬刊， 2015（2）：136-136.